KI Telefonassistent Kosten | Preise, ROI und Vergleich 2026

Vier Faktoren: das monatliche Minutenvolumen, die Zahl der Rufnummern, wie viele Anrufe gleichzeitig angenommen werden müssen und der Integrationsbedarf (Kalender, CRM, SIP-Trunk, eigene Stimme). Wer 20 Anrufe am Tag hat, braucht ein anderes Paket als ein Betrieb mit 100 Anrufen und drei Standorten. Der Grundpreis allein sagt deshalb wenig; entscheidend ist, was im Paket bereits enthalten ist.

Drei Modelle sind üblich. Das SaaS-Abo mit festem Monatspreis und inkludierten Minuten ist planbar und für KMU der Normalfall. Pay-per-Use rechnet jede Gesprächsminute einzeln ab, wirkt günstig, wird bei vielen Anrufen aber schnell unkalkulierbar. Individuelle Enterprise-Lösungen mit eigenem Setup, SLA und Entwicklung lohnen sich erst bei Contact-Center-Volumen. Für die meisten Praxen, Kanzleien und Handwerksbetriebe ist das Abo mit Minutenpaket die wirtschaftlichste Variante.

Am Beispiel fonio, das wir als Partner einsetzen: Solo kostet 99 € netto pro Monat mit 1.000 Minuten, einer Telefonnummer und einem gleichzeitigen Anruf. Team kostet 299 € netto mit 3.000 Minuten, drei Rufnummern, drei gleichzeitigen Anrufen und unbegrenzten Nutzern. Scale beginnt bei 499 € netto ab 5.000 Minuten mit eigener Stimme und individuellem SLA. Als Fonio-Partner sichern wir Neukunden 10 % Rabatt auf den Erstkauf. Alle Details stehen auf unserer Preisseite.

Wenn das Minutenpaket nicht reicht, kosten bei fonio 100 zusätzliche Minuten im Solo-Tarif 15 € und im Team-Tarif 12 €. Eine weitere Rufnummer kostet 7 € pro Monat. Für Scale werden Zusatzminuten individuell vereinbart. Praktisch heißt das: Ein typisches Gespräch von zwei bis drei Minuten kostet über das Paket hinaus deutlich weniger als ein Euro.

Dauerhaft kostenlos gibt es keinen seriösen KI Telefonassistenten, weil Telefonie, Spracherkennung und Sprachmodell laufende Kosten verursachen. Kostenlos ist in der Regel nur das Testen: Bei fonio können Sie sich in wenigen Minuten eine eigene Demo einrichten und den Assistenten anrufen, bevor Sie sich für ein Paket entscheiden. Wer ein Gratis-Angebot sieht, sollte prüfen, ob Minuten, Rufnummer oder Datenschutz eingeschränkt sind.

Rechnen Sie mit Ihren eigenen Zahlen: Anzahl verpasster Anrufe pro Monat mal Anteil, der ein Auftrag oder Termin geworden wäre, mal durchschnittlicher Wert eines Neukunden. Dazu kommen die Stunden, die das Team heute mit Telefonnotizen und Rückrufen verbringt. Liegt dieser Betrag über dem Monatspreis des Pakets, rechnet sich der Assistent. In vielen Betrieben reicht dafür bereits ein einziger zusätzlicher Auftrag im Monat.

Beim Softwarepreis kommen typischerweise drei Posten dazu: die Zeit für Einrichtung von Gesprächslogik und Pflichtfragen, eventuelle Rufumleitungskosten Ihres Telefonanbieters und zusätzliche Minuten oder Rufnummern bei Wachstum. Was nicht anfällt: Personalkosten für Empfang, Krankheits- und Urlaubsvertretung oder Nachtzuschläge. Wir klären vor dem Start, welche Posten in Ihrem Fall relevant sind.

Ein externer Telefonservice rechnet meist pro angenommenem Anruf oder Minute ab und ist nur zu festen Zeiten besetzt. Eine Empfangskraft kostet ein Gehalt plus Nebenkosten und kann nur einen Anruf gleichzeitig annehmen. Ein KI Telefonassistent arbeitet 24/7 zum festen Monatspreis, nimmt parallele Anrufe an und erzeugt jede Notiz im gleichen Format. Der Vergleich lohnt sich vor allem bei Anrufen außerhalb der Bürozeiten.

Nein. Die bestehende Nummer bleibt. Eine Rufumleitung auf die AI-Rufnummer greift dauerhaft, bei Besetzt, nach einer bestimmten Klingeldauer oder außerhalb der Öffnungszeiten. Die Kosten dafür hängen vom Telefonanbieter ab und sind meist gering.

EU-Hosting, AVV nach Art. 28 DSGVO und Löschfristen für Mitschriften sollten im Paket enthalten sein und keinen Aufpreis kosten. Zero Data Retention, also der Verzicht auf jede Speicherung der Gesprächsinhalte, ist bei fonio im Scale-Tarif vorgesehen. Fragen Sie beim Preisvergleich immer, wo die Daten liegen.